Koszt to koszt występujący w ramach działalności operacyjnej spółki w określonym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z metodą memoriałową w rachunku zysków i strat ujmuje się koszty w okresie, w którym: koszt najlepiej odpowiada powiązanemu dochodowi, koszt został wyczerpany lub wygasł, lub istnieje niepewność lub trudność w oszacowaniu korzyści kosztowej w przyszłości.
Na przykład podczas przygotowywania rachunku zysków i strat sprzedawcy detalicznego za miesiąc sierpniowy należy podać koszt towarów sprzedanych w tym miesiącu. (Data, za którą detalista zapłacił za towar, nie ma znaczenia.) Prowizje zarobione przez sprzedawców za sprzedaż towarów w sierpniu należy zgłaszać jako koszt w sierpniowym rachunku zysków i strat (nawet jeśli prowizje są wypłacane we wrześniu). Koszt energii elektrycznej zużytej w ósmym miesiącu należy również uwzględnić jako koszt w rachunku zysków i strat tego miesiąca (nawet jeśli rachunek zostanie otrzymany we wrześniu i zapłacony w październiku). Te przykłady wskazują, że koszt może wystąpić w okresie rozliczeniowym innym niż okres, w którym firma płaci za towar. Dlatego słowo koszt ma znaczenie inne niż płatność.
Wydatki są często dzielone na dwie główne klasyfikacje: operacyjną i nieoperacyjną.
Koszty operacyjne obejmują główną działalność firmy. Na przykład koszty operacyjne detalisty obejmują: koszt sprzedanych towarów oraz koszty sprzedaży, ogólne i administracyjne (SG&A). Firma może sortować te wydatki według działu, linii produktów, oddziału itp.
Koszty nieoperacyjne detalisty odnoszą się do jego działań ubocznych . Częstym kosztem nieoperacyjnym dla detalisty jest koszt odsetek.
Rachunek wydatków jest kontem kapitału własnego z saldem debetowym . Oznacza to, że kapitał własny jest zmniejszany, ponieważ firma generuje więcej wydatków. Ma to sens, ponieważ wydatki zmniejszają dochód lub zysk netto firmy. Widać to wyraźnie w rozszerzonym równaniu księgowym, w którym:
Kapitał własny = kapitał właściciela - wypłaty + dochód - wydatki.
Wraz ze wzrostem rachunku kosztów kapitał własny firmy maleje.
